Como es sabido el IRS requiere que los empleadores reporten la información de sueldos y salarios de los empleados. Para este fin tenemos el formulario w-2, que también informa la cantidad de los impuestos federales, estatales y otros, retenidos de tu sueldo o salario.
Este formulario es extremadamente importante a la hora de preparar tu declaración de impuestos. Por ese motivo el IRS requiere que tu empleador te envíe tu formulario W-2 antes del 31 de enero siguiente al cierre del año tributario, que suele ser 31 de diciembre. Este formulario muestra el salario que usted ganó durante el año y los impuestos que se le retuvieron por esos ingresos. Ya que los beneficios de Seguro Social y de Medicare de los empleados se calculan según la información en el Formulario W-2, es muy importante preparar el Formulario W-2 de manera correcta y puntual.
Recuerda, solo recibirás el formulario w-2 si trabajas como empleado. es importante resaltar que no todo el mundo necesita llenar un formulario W-2. De hecho, los contratistas independientes y las personas que trabajan por cuenta propia recibirán un informe de ingresos en el Formulario 1099 en lugar de un Formulario W-2.
Entonces, ¿cuándo debes descargar y entregar el formulario W-2? Si tus empleados ganan más de $600 al año o si les retuviste alguna cantidad por concepto de Medicare o Seguro Social.
Si eres un empleador y no tienes completamente claro cómo se debe llenar el formulario ¡felicidades! Aquí en Areaga Solutions te daremos una guía oficial para llenar el formulario W-2 como un experto.
- Escriba con una máquina la información correspondiente, usando tinta negra y, de ser posible, letra de 12 puntos, estilo “Courier”. Las entradas se leen electrónicamente. Escritura a mano, caligrafía, o letra de puntos itálica o y entradas en otra tinta que no sea negra, no se podrán leer.
- Ingrese todas las cifras sin signos de dólar y comas, pero con puntos decimales (00000.00). Muestre la parte correspondiente a los céntimos (o use ceros, si no hay céntimos).
- No borre, tache ni use tinta blanca de corrección. La Copia A no puede tener errores. Si se equivoca, coloque una “X” en la casilla “VOID” (Nulo), use el siguiente Formulario W-2 y vuelva a empezar. No escriba la palabra “corregido” (corregido) en el siguiente Formulario W-2.
- El Formulario W-2 tiene dos formularios impresos en una página, así que debe enviar la página completa de la Copia A (la página impresa con tinta roja) a la SSA aun si hay un formulario en blanco o nulo. No corte ni doble la página.
- Si una casilla no le aplica, déjela en blanco.
En total, los trabajadores deben llenar y presentar seis copias del formulario W-2. Tres de esas copias se le entregan al empleado para que las pueda presentar en sus declaraciones de impuestos. Los empleadores se quedan con una (Copia D) y entregan las otras dos al Estado.
El formulario W-2 revela cómo controlar los impuestos a los ingresos anuales de los empleados. Además, a través del W-2 los empleados pueden descubrir si van a recibir una devolución por haber pagado más impuestos de lo necesario.
Si eres un empleado antes y tu W-2 tiene algún error, debes notificarle a tu empleador lo posible. En algunos casos como, por ejemplo, errores en el nombre o en el número del seguro social, tendrás que pedir uno nuevo, ya que de lo contrario, no podrás usarlo en tu declaración de impuestos.
Si eres un empleador, recuerda que es tu obligación llenar la forma w-2 y presentarla. Para hacerlo, tienes varias opciones. Puedes descargar el formulario de la página del IRS o de un programa de nómina
Si estás confundido al respecto de cómo llenar y presentar w-2, o tienes una situación fiscal compleja, contrata a Areaga Solutions. Puede que te represente un gasto extra en la actualidad, pero esta sencilla práctica fiscal te ayudará a evitar sanciones en el futuro.